Pay your time for buying more time.

Back to the different performance of 2 teams that I told on the beginning of this post. I give them the same job and they send me the same result, but too much difference time for getting the result. What team did you think that they have better performance?

ขอย้อนกลับมาเรื่องความแตกต่างของการดำเนินงานให้ประสพผลสำเร็จของทีมงาน 2 ทีม ซึ่งผมได้เกริ่นไว้ในตอนต้น ผมได้กำหนดให้พวกเขาทำงานเดียวกัน ซึ่งพวกเขาก็ได้ส่งงานให้ผมได้เหมือนกัน แต่มีความแตกต่างกันทางด้านเวลาที่ส่งมอบงาน คุณคิดว่าทิมใดในพวกเขาที่น่าจะประสพความสำเร็จในการทำงานมากกว่ากัน

My assignment is they must plan everything that they have to do in the future and record it in the system. The system will warn them that they have to start to do something like the calendar alerting. After they do the job they have to update their process and the result from that job back into the system. At the end of the week, they must retrieve their individual information on the system for creating the report then send their report on every Friday to me. Finally, At the end of the month, they must make the conclusion of their weekly report then send their monthly report on every the last date of the every month to me.

งานที่ผมกำหนดให้ทำก็คือ พวกเขาต้องวางแผนการทำงานทุกอย่างในอนาคตและต้องบันทึกลงในระบบ ระบบจะเตือนให้พวกเขาทำงานที่บันทึกไว้คล้ายๆการเตือนของระบบนัดหมายในปฏิทิน หลังจากที่พวกเขาทำงานใดๆแล้ว พวกเขาต้องบันทึกขั้นตอนการดำเนินงานและผลของการดำเนินงานกลับเข้าไปในระบบ ตอนปลายอาทิตย์พวกเขาต้องดึงข้อมูลในระบบออกมาทำรายงานแล้วส่งรายงานของพวกเขามาให้ผมทุกๆวันศุกร์ และท้ายสุด ณ สิ้นเดือน พวกเขาต้องสรุปข้อมูลจากรายงานประจำสัปดาห์ของเขาเป็นรายงานประจำเดือน และส่งรายงานประจำเดือนของพวกเขามาให้ผม ณ. วันศุกร์สุดท้ายของสิ้นเดือนทุกๆเดือน

The first team always sent the report on the specified date to me in the time, but the second team almost sent the report on the later date that I specified, to me. I monitor their behavior and found some different process like the following matters of the second team.

– Always avoided to planning the job and put into the system.

– Always avoided to update their solving or servicing process and result, they waited to the day before making the weekly report.

– Use their time to try to think about the details of any job that they did in the week for making the report.

– Create the report on the system with the plenty of data, but never know what’s the meaning of that data.

– Can not answer the essential question when I asked them during the week as the following sample.

– How many jobs did you do today?

– How many customers did you supported today?

– How many categories did your job can classify today?

– How long have the average time for your group of the job today?

– How much of critical problems did you get today?

– etc.

ทีมแรกมักจะส่งรายงานให้ผมตรงตามกำหนดเวลา แต่ทีมที่สองส่งรายงานเกือบทั้งหมดล่าช้ากว่าวันที่ผมกำหนด ผมเผ้าดูพฤติกรรมของพวกเขาและพบกระบวนการทำงานที่มีความแตกต่างกัน โดยมีสาระสำคัญในการทำงานของทีมที่สองดังต่อไปนี้

– มักหลีกเลี่ยงการวางแผนงานและใส่ข้อมูลในระบบ

– มักหลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินงานและผลของการดำเนินงานในระบบและรอจนกระทั่งถึงวันก่อนวันส่งรายงานจึงค่อยลงมือทำ

– ใช้เวลาของพวกเขาไปกับการนึกย้อนถึงรายละเอียดที่ได้ทำไปในระหว่างอาทิตย์เพื่อจัดทำรายงานประจำอาทิตย์

– สร้างรายงานใส่ไว้ในระบบด้วยข้อมูลมากมาย แต่ไม่เคยรู้ความหมายของข้อมูลเหล่านั้น

– ไม่สามารถตอบคำถามบางอย่าง ที่ผมถามในระหว่างอาทิตย์ได้ เช่นคำถามต่างๆดังต่อไปนี้

– วันนี้คุณทำงานไปทั้งหมดกี่งาน

– วันนี่คุณให้ความช่วยเหลือลูกค้าไปกี่ราย

– วันนี้มีงานที่คุณทำไปแบ่งได้กี่ประเภท

– วันนี้กลุ่มของงานประเภทต่างๆมีค่าเฉลี่ยของระยะเวลาทำงานเท่าได

– วันนี้มีงานที่เป็นปัญหาวิกฤตกี่งาน

– ฯลฯ

Did you see the waste time of their process? They don’t pay their time for buying more time. They avoided to planning, avoided to updating because they want to keep that time for doing something else, but they lose their time for reminding themselves that what’s happened to the past and try to make some proper details of explanation that what is something that really happened because they forgot some part of that things. Furthermore, some information that they update later, it was not corrected when compare with the others information about others people. They preferred to waste their time because they really to think that the report is not their functions and is not important, It is the extra order that the company try to get from them. They have no vision of analyzing anything and they don’t really understand about KPI and time management.

คุณเห็นเวลาที่สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ในขั้นตอนการทำงานของพวกเขาไหม พวกเขาไม่จ่ายเวลาของพวกเขาเพื่อซื้อเวลามากขึ้น พวกเขาหลีกเลี่ยงที่จะวางแผน หลีกเลี่ยนที่จะเพื่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลให้ทันสมัย เพราะพวกเขาต้องการนำเวลาเหล่านั้นไปใช้ทำอย่างอื่น แต่พวกเขาก็เสียเวลาไปกับการรำลึกในความจำของพวกเขาว่า ที่ผ่านมามีอะไรเกิดขึ้นบ้างและพยายามแต่งเรื่องมีรายละเอียดที่เหมาะสมและสอดคล้องกับคำอธิบายถึงสิ่งที่ได้เกิดขึ้นจริงๆเพราะเขาลืมบางส่วนของสิ่งเหล่านั้นไปแล้ว นอกจากนี้ ข้อมูลบางอย่างที่เขาใส่เพิ่มเติมหรือแก้ไขในภายหลัง มันไม่ถูกต้องทั้งหมดเมื่อนำไปเปรียบเทียบกับข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับคนอื่นๆ พวกเขาชอบที่เสียเวลาแบบนั้น เพราะพวกเขาคิดว่การรายงานไม่ใช่หน้าที่ที่สำคัญของพวกเขา มันคือคำสั่งเพิ่มเติมจากบริษัทที่พยายามขอจากพวกเขา พวกเขาไม่มีวิสัยทัศน์ในการวิเคราะห์สิ่งใดๆและไม่เข้าใจเรื่องราวเกี่ยวกับ KPI และการบริหารเวลา อย่างแท้จริง

After you read this post, I hope you can understand the things that I try to tell and hope that you will be a man that wishes to work with the 1st team in the future.

หลังจากที่คุณได้อ่านบทความนี้แล้ว ผมหวังว่า คุณสามารถเข้าใจได้ถึงสิ่งที่ผมตั้งใจบอก และหวังว่าคุณคงจะมีความปรารถนาที่จะทำงานร่วมกับทีมแรกต่อไปในอนาคต

 

Good Luck….

โชคดี….

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *