Pay your time for buying more time.

Case II: Repeat the poor step

Unfortunately, there are many people that do the same process of their jobs of every day and never finding the way for improving their jobs for getting more performance or saving their time. It almost happened because it was their function and they afraid that if they improve some steps, they may get resisting from their co-worker or impact on the system. In the reality, there were more reasons than I stress it in this post, but every reason was referenced for avoiding any change in their life. Furthermore, the people like to blame the others that are trying to improve the process of their circles when it has some error occurred and push the fault with the new process that is changing or inserting.

โชคร้ายเป็นอย่างยิ่ง ที่มีผู้คนจำนวนมาก ได้ทำงานโดยใช้ขั้นตอนแบบเดิมๆอยู่ทุกๆวัน และไม่เคยคิดหรือค้นหาวิธีการใหม่ๆเพื่อปรับปรุงการทำงานของพวกเขา เพื่อให้ได้ สิ่งที่ประสบผลสำเร็จได้ดีกว่า หรือ เพื่อช่วยลดเวลาที่ใช้ในการทำงาน เกือบทั้งหมดเกิดขึ้นเพราะมันเป็นหน้าที่ที่พวกเขาต้องทำและพวกเขากลัวว่าหากปรับปรุงบางขั้นตอน อาจเจอแรงต่อต้านจากผู้ร่วมทำงานของพวกเขาเอง หรือเกิดผลกระทบกับการทำงาน ในโลกแห่งความเป็นจริง ยังมีเหตุผลอีกหลายข้อมากกว่าที่นำมาเน้นให้เห็นในบทความนี้ แต่ทุกๆเหตุผลที่ถูกนำมาใช้อ้างอิง ล้วนแล้วสำหรับหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานและเปลี่ยนวิถีชีวิตของพวกเขา นอกจากนี้ ยังมีคนที่ชอบตำหนิผู้อื่นที่กำลังพยายามปรับปรุงขั้นตอนต่างๆที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขาเมื่อ เกิดมีปัญหาขึ้นในการทำงาน และพยายามผลักให้ปัญหาที่เกิด กลายเป็นปัญหาอันเนื่องมาจากการความผิดพลาดของขั้นตอนใหม่ๆที่ถูกเปลี่ยนจากเดิมหรือถูกใส่เข้าไปใหม่

Let me give you a sample of some functions. First of all, the purchasing function, it is the working unit in every business. I ever found the process following as this step.

1. Someone requested to purchase something that ever purchased.

2. Purchasing officer got the requirement and call to the suppliers for getting the quotations as many as the officer can get in order to get the last pricing and did some negotiate.

3. The purchasing officer send all documents to someone that requested.

3. The manager approves all documents on the level by level principle.

4. The purchasing officer did negotiate the price with the supplier then created the purchase order then to send to the suppliers by Fax or e-Mail.

5. The purchasing officer called to the supplier for getting the delivery date.

6. Someone called to the purchasing officer for getting the estimated delivery date.

7. The supplier came to the office for delivering the items.

8. The items were sent to the someone that made the purchase request.

ขอผมลองยกตัวอย่างของบางหน้าที่ให้ดูนะครับ  อันดับแรกเป็นเรื่องของการจัดซื้อ ทุกธุรกิจจะต้องมีหน่วยงานนี้ ซึ่งผมเคยเห็นขั้นตอนการทำงานต่างๆของหน่วยงานนี้ดังต่อไปนี้

1. ใครสักคนขอสั่งซื้อของบางอย่างที่เคยซ์้อ

2. เจ้าหน้าที่จัดซื้อรับเรื่องแล้วโทรติดต่อ ผู้ขายสินค้าเพื่อขอใบเสนอราคาให้มากรายที่สุดเท่าที่สามารถทำได้เพื่อรับทราบราคาสินค้าล่าสุดและต่อรองเงิื่อนไขการสั่งซื้อ

3. เจ้าหน้าที่จัดซื้อส่งเอกสารทั้งหมดที่ได้รับมา ไปให้ใครสักคนที่ขอสั่งซื้อมา

3. ผู้จัดการทำการตรวจสอบเพื่ออนุมมัติรายการสั่งซื้อตามลำดับตามหลักการทั่วไป

4. เจ้าหน้าที่โทรต่อรองราคากับ ผู้ขาย แล้วเปิดใบสั่งซื้อแล้วส่งให้กับผู้ขายโดย Fax หรือ e-Mail.

5. เจ้าหน้าที่โทรถาม ผู้ขาย สำหรับรับทราบวันส่งสินค้า

6. ใครสักคนนั่นแหละ โทรหาเจ้าหน้าที่จัดซื้อเพื่อถามวันส่งของ

7. ผู้ขาย นำสินค้าที่สั่งซื้อไปมาส่งที่สำนักงาน

8. สินค้าถูกตรวจสอบ และนำส่งต่อไปยังใครสักคนที่ขอซื้อมา

 

Assuming that they had already the purchasing system and can record all information that they got into the database of the system. However, the purchasing officer did every step when they had the purchasing requested. What’s about your ideas of all of these steps? Can you reduce or eliminate some steps for getting better performance or saving your time? Look easy, Right?

สมมติว่า พวกเขามีระบบจัดการการสั่งซื้อสินค้าไว้ใช้งานอยู่แล้ว และสามารถบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาได้รับลงในฐานข้อมูลของระบบ อย่างไรก็ตาม เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ทำทุกขั้นตอนเมื่อพวกเขาได้รับการร้องขอให้จัดซื้อสินค้าบางอย่าง คุณมีความคิดเห็นอะไรบ้างเกี่ยวกับขั้นตอนเหล่านั้น คุณสามารถลดหรือตัดขั้นตอนบางขั้นตอนออกเพื่อให้สามารถดำเนินงานให้สำเร็จได้ดีขึ้นหรือประหยัดเวลาในการดำเนินการได้ไหม ดูเหมือนง่ายใช่ไหม

Let you try and answer my questions.

– What is the week point of this purchasing procedure?

– Why did the purchasing officer must wait the request that created by someone then called to the supplier for getting quotations?

– Why did the someone must wait the pricing before sending the document for getting the authorize from the managers?

– How long did the price of the products changed into the normal market?

– What’s the information that has very updated and always change in the short period?

– Can the purchasing officer knows that what is the delivery time for sending something from the supplier to the office?

– What is the factor that can impact the delivery time?

– How can the support team set their plan for setting the product and date for sending to the someone?

คุณลองตอบคำถามของผมดังนี้นะครับ

– อะไรคือจุดอ่อนของขั้นตอนดำเนินการสั่งซื้อแบบนี้

– ทำไม เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ต้องรอจนกระทั่งมีใครสักคนขอสั่งซื้อของ แล้วจึงโทรไปหา ผู้ขาย เพื่อขอใบเสนอราคา

– ทำไมใครบางคนต้องรอราคาก่อนที่จะส่งเอสสารการขอซื้อเพื่อขออนุมัติจากผู้จัดการของเขา

– นานเพียงใดที่ราคาของสินค้าใดๆสักตัวหนึ่งจะมีการเปลี่ยนแปลงราคาในสภาวะตลาดปกติ

– ข้อมูลอะไรบ้างที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอยู่เสมอๆในช่วงระยะเวลาสั้นๆ

– เจ้าหน้าที่สั่งซื้อสามารถรู้เวลาการส่งของบางอย่างจาก ผู้ขาย มายังบริษัทได้หรือไม่

– อะไรเป็นตัวแปรสำคัญที่มีผลกระทบต่อระยะเวลาการส่งของ

– หน่วยงานดูแลแก้ปัญหา จะวางแผนสำหรับการเตรียมติดตั้งและส่งสินต้าต่อไปให้ใครสักคนที่ขอซื้อมาได้อย่างไร

The sample of purchasing procedure that had the step look like the above paragraphs were using in many companies for many years ago. Nowadays, there are many systems that can do something with better performance, but it also met the same problem, the people preferred to did the old process of the old system because they didn’t want to study the new system and they afraid of the impact on the people or working unit that they work with.

ตัวอย่างเรื่องขั้นตอนการจัดซื้อ ที่มีขึ้นตอนต่างๆเหมือนกับที่กล่าวไว้ข้างบน มีใช้กันอยู่ทั่วไปในหลายๆบริษัท เป็นเวลานานหลายปีแล้ว ปัจจุบันนี้ มีระบบอื่นๆหลายระบบที่สามารถทำบางสิ่งบางอย่างได้ดีกว่า แต่มันยังคงประสพปัญหาแบบเดิมๆคือ คนทั่วไปชอบใช้และดำเนินการตามระบบเดิมที่มีอยู่แล้วมากกว่า เพราะพวกเขาไม่ต้องการเรียนรู้ระบบใหม่ และกลัวผลกระทบต่อผู้คนต่างๆที่เขาทำงานร่วมด้วย

The second, Customer’s computer services. This is also the process that the services business has to do, the better services will extend more customer. There are some following step as below.

1. Get the request to service from the customer.

2. Do estimate the total time for finishing the service.

3. Tell customer about the total time for solving or servicing the request.

4. Create the checklist that already installed in the computer

5. Do service and do burn in testing.

6. Checking every setup in the checklist and make sure it can usable

7. Send the computer back to the customer.

ตัวอย่างที่ 2 การบริการเครื่องคอมพิวเตอร์ตามความต้องการของลูกค้า ขั้นตอนการดำเนินงานนี้ก็เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจบริการ ซึ่งการบริการที่ดี ย่อมทำให้มีฐานลูกค้ามากขึ้น มีขั้นตอนการดำเนินการต่างๆดังนี้

1. รับเรื่องราวการขอรับบริการจากลูกค้า

2. ประเมิณเวลาทั้งหมดที่ต้องใช้ สำหรับบริการที่ลูกค้าต้องการจนสำเร็จเรียบร้อย

3. แจ้งลูกค้าว่าต้องใข้เวลาสำหรับการบริการน้้นนานเท่าใด

4. จดรายการสำคัญต่างๆที่มีติดตั้งไว้แล้วในเครื่องคอมพิวเตอร์ของลูกค้า

5. ดำเนินการบริการ และ ทำการทดสอบเครื่องหลังบริการเสร็จเรียบร้อย

6. ตรวจสอบทุกรายการที่ติดตั้งที่ได้จดไว้ก่อนการบำรุงรักษาเพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างใช้งานได้ตามปกติ

7. ส่งเครื่องคอมพิวเตอร์กลับคืนให้ลูกค้า

Finally, Customer’s computer maintenance. This is also the process that the maintenance business has to do, the better maintenance will extend more customer. There are some following step as below.

1. Check the list of daily maintenance.

2. Plan to do maintenance with any resources.

3. Set the appointment of date to maintenance the computer of the customer.

4. Retrieve the customer’s computer for doing the maintenance

5. Create the checklist that already install in the computer

6. Do maintenance. and do burn in testing.

7. Checking every setup in the checklist and make sure it can usable

8. Send the computer back to the customer.

ตัวอย่างสุดท้าย การบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ ขั้นตอนการดำเนินงานนี้ก็เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจการดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งการบริการที่ดี ย่อมทำให้มีฐานลูกค้ามากขึ้น มีขั้นตอนการดำเนินการต่างๆดังนี้

1. ตรวจสอบรายการที่ต้องมีบริการประจำวัน

2. วางแผนการบำรุงรักษาด้วยอุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ

3. กำหนดแผนงาน วันที่ที่จะทำการบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ของลูกค้า

4. รับเครื่องคอมพิวเตอร์ของลูกค้ามาทำการบำรุงรักษา

5. จดบันทึกรายการสำคัญที่มีการติดตั้งไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของลูกค้า

6. ทำการบำรุงรักษาเครื่องและทดสอบใช้งาน

7. ตรวจสอบทุกรายการที่ติดตั้งที่ได้จดไว้ก่อนการบำรุงรักษาเพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างใช้งานได้ตามปกติ

8. ส่งเครื่องกลับไปให้ลูกค้า

The both of the later sample case had something in the same process. Can you reduce or improve it to the better process? The result from the improvement will tell you that you can pay your time for buying more time or not.
ตัวอย่างทั้งสองตัวอย่างล่าสุดมีบางสิ่งทีมีกระบวนการดำเนินงานเหมือนกัน คุณสามารถลดขั้นตอนลงหรือสามารถปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้นได้หรือไม่ ผลลัพธ์จากการปรับปรุง จะเป็นตัวบอกให้คุณรู้ว่า คุณได้จ่ายเวลาไปเพื่อซื้อเวลาได้มากขึ้นหรือไม่

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *